Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali relativamente alla gestione della mail dei Dipendenti

28/02/2024

Il Garante per la protezione dei dati personali con il Provvedimento del 21/12/2023 - Documento di indirizzo “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” ha definito la necessità di gestire i metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti (giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione dell’e-mail). Tale Provvedimento è rivolto ai datori di lavoro sia pubblici e che privati.
I metadati nella maggioranza dei casi sono raccolti tramite programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica, per impostazione predefinita, in modo preventivo e generalizzato. Inoltre, tali programmi, in alcuni casi non consentono ai datori di lavoro di disabilitare la raccolta sistematica dei dati e ridurre così il periodo di conservazione.
Attraverso il Provvedimento, il Garante richiede ai datori di lavoro di verificare che i programmi e i servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai dipendenti consentano innanzitutto di modificare le impostazioni di base, e successivamente impedire la raccolta dei metadati o limitare il loro periodo di conservazione ad un massimo di 7 giorni (estensibili di 48 ore in presenza di comprovate esigenze), periodo considerato “congruo”, sotto il profilo prettamente tecnico, per assicurare il regolare funzionamento della posta elettronica in uso al Lavoratore.
Se, per motivi vari (che devono essere in accordo con l’art. 4, comma 1, legge 20 maggio 1970, n. 300, come modificato dal d.lgs. 14 settembre 2015, n. 151, che individua tassativamente le finalità (ovvero quelle organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro e di tutela del patrimonio aziendale)), i datori di lavoro avessero necessità di trattare i metadati per un periodo di tempo più esteso, dovranno espletare le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori. L’estensione del periodo di conservazione oltre l’arco temporale fissato dal Garante (7 giorni, più eventuali altre 48 ore) può infatti comportare un indiretto controllo a distanza dell’attività del lavoratore.
A seguito delle varie e numerose reazioni il Garante in data 27.02.2024 ha dunque deciso di differire l’efficacia del documento di indirizzo e promuovere una consultazione pubblica di 30 giorni sulle forme e modalità di utilizzo che renderebbero necessaria una conservazione dei metadati superiore a quella ipotizzata nel documento di indirizzo.
Sarà nostra cura notiziarVi all’esito della consultazione pubblica e valutare eventuali integrazioni per una gestione più in linea possibile con le richieste del Garante.

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